Chef(fe) d’équipe – Agents(es) administratifs(ves) (clinique)

Description de l’entreprise

Au Groupe Forget, Audioprothésistes, nous avons au cœur de notre mission le désir d’aider les malentendants à retrouver le plaisir d’entendre. Nous avons le souci d’offrir le meilleur service à la clientèle à nos patients et nous plaçons leur bien-être et leur satisfaction au cœur de nos priorités. Chez Groupe Forget, Audioprothésistes, vous êtes assuré d’être accompagné par des professionnels expérimentés et à l’écoute de vos besoins. Nous prenons le temps de vous écouter, de répondre à toutes vos questions et d’examiner avec vous les alternatives possibles et les procédures à suivre. Nous sommes engagés à offrir des soins auditifs de qualité et à satisfaire notre clientèle.

Nous sommes conscients du rôle vital qu’ont nos employés, nos partenaires et nos affiliés dans la réussite de notre entreprise et nous les considérons comme notre plus grande richesse. C’est pourquoi nous sommes engagés à leur offrir un milieu de travail stimulant et favorisant le développement personnel et professionnel. Nous avons également pour mission de les aider à progresser dans leur carrière.

Description des tâches et responsabilités

• Le ou la chef(fe) d’équipe des agent(e)s administratifs(ve)s agit comme personne-ressource sur le terrain pour assurer la fluidité des opérations administratives en clinique. Il ou elle soutient, encadre et mobilise les agent(e)s administratifs(ves) tout en assurant la liaison entre les professionnels (audioprothésistes, audiologistes, autres intervenants) et le personnel administratif. Il ou elle conserve l’ensemble des responsabilités liées au poste d’agent(e) administratif(ve) et assume son rôle de chef d’équipe en parallèle. Son implication active dans les tâches quotidiennes lui permet de rester à l’écoute des besoins du personnel et d’assurer un leadership concret et aligné sur la réalité du terrain.
• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des patients en clinique et au téléphone. 
• Gérer les agendas des professionnels pour optimiser la prise de rendez-vous. 
• Préparer, numériser et assurer le suivi des dossiers patients.
• Effectuer la facturation et assurer le suivi auprès des organismes payeurs (RAMQ, CNESST, assureurs, etc.). 
• Traiter les paiements, fermer les caisses et préparer les rapports de fin de journée. 
• Gérer l’inventaire (commandes, réceptions, envois) et transmettre les informations à la comptabilité. 
• Assurer une communication efficace avec les patients, les professionnels et les partenaires externes. 
• Agir comme point de référence pour les agentes administratives au quotidien. 
• Répartir les tâches en fonction des priorités et de la charge de travail. 
• Offrir du soutien technique et opérationnel aux nouvelles agentes (formation, intégration). 
• Encourager un esprit d’équipe, une communication saine et une collaboration harmonieuse. 
• Servir d’intermédiaire entre les professionnels et les agentes administratives. 
• S’assurer de la fluidité des opérations entre l’équipe administrative et clinique. 
• Participer à l’implantation locale des directives de gestion et des nouvelles procédures. 
• Faire remonter les enjeux à la direction ou au superviseur régional, avec des propositions de solution. 
• Observer les bonnes pratiques et identifier les écarts ou besoins d’amélioration. 
• Proposer et soutenir la mise en place de correctifs ou d’optimisations au sein de l’équipe. 
• Collaborer à la résolution de problèmes de fonctionnement ou de collaboration interne.

Qualités et compétences recherchées

• Diplôme collégiale en en administration 
• 5 ans expérience à titre d’agente administrative idéalement dans le domaine de la santé 
• 2 ans d’expérience en gestion d’équipe ou en tant que point de référence à une équipe 
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel) 
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques (un atout)
• Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et du service à la clientèle
• Leadership mobilisateur et capacité à travailler en collaboration avec différents intervenants
• Grande autonomie, polyvalence et capacité à conjuguer les responsabilités individuelles et d’équipe

Exigences spécifiques à l’emploi

• poste d’agent(e)administrative: 5 ans (Souhaité) 
• Gestion d’équipe: 2 ans (Souhaité)

Horaire de travail

Poste permanent à titre de 35 heures par semaine
Horaire du lundi au vendredi, 9h à 17h (avec 1h de dîner)
3 semaines de vacances

Conditions salariales

Salaire de 33-35$ de l’heure environ

Comment postuler

Par courriel à l'adresse Carole.saroufim@talentderabane.com ou le site web : https://www.legroupeforget.com/carrieres/chef-equipe-agents-administratifs-clinique

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